كيفية كتابة تقرير اداري، طريقة كتابة تقرير اداري هي احد اهم المهارات التي يجب أن يتمتع بها الموظفين والمدراء ضمن الخبرات والمهارات الوظيفية، ولكتابة تقرير اداري يجب معرفة جميع الجوانب المتعلقة بكيفية كتابة التقرير، حيث تحرص الإدارة دوماً الى تعليم موظفيها على الطريقة الصحيحة لكتابة التقرير، وذلك بهدف توفير أداة مميزة لدى موظفيها في كتابة التقارير الشهرية والسنوية والنصف سنوية.
وتساعد التقارير على معرفة خطط العمل ومستويات الإنجاز في الخطط الموضوعة مسبقاً، والتعرف على كافة المعلومات المتعلقة بكيفية اصلاح الأخطاء في الخطط الاستراتيجية للمؤسسات، وعن طريقها يمكن جمع جميع المعلومات في المواقع الإدارية المختلفة للتوصل الى أفضل طريقة للحكم على مدة الفعالية في الخطط الإدارية قصيرة وطويلة المدى، وهي بذلك أداة لتصحيح جميع الأخطاء، ولمعرفة كيفية كتابة تقرير اداري تابعوا معنا.
جدول المحتويات
كيفية كتابة تقرير اداري
تعتمد طريقة كتابة تقرير اداري على معرفة تفاصيل هذا التقرير، واتباع طريقة مرتبة ومنسقة في ترتيب أفكار التقرير، ومعرفة أهمية التقرير الإداري والهدف منه، ويتم كتابة التقرير الإداري من خلال عدة خطوات، ويجب أن تتسم خطوات كتابة التقرير الإداري بالموضوعية والتنظيم الكامل، وذلك على النحو الآتي:
- قبل البدء في عملية كتابة التقرير الإداري يجمع معرفة الهدف الأساسي والغاية من كتابة التقرير الإداري، وجمع الأفكار حول طريقة كتابة التقرير.
- التعرف على جميع خصائص ومواصفات التقرير الإداري، حيث أن هناك أسس محددة يجب اتباعها لكتابة التقرير الإداري، مع ضرورة الالتزام بهذه الأسس لتجنب نقاط الضعف التي قد تظهر فيه.
- جمع المعلومات التي سوف يتم تدوينها في التقرير الإداري من مصادرها الصحيحة، وذلك عن طريقة الرجوع للمصادر الاصلية لجميع المعلومات المراد كتابتها فيه.
- البدء بعملية كتابة تقرير اداري مناسب للحالة التي سيتم دراستها والمشكلة المراد حلها من هذه العملية.
ما هو التقرير الإداري
التقرير الإداري هو صك كتابي يحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بالخطط الموضوعة مسبقاً، فهو يوضح خطة سير العملية الإنتاجية والإدارية في تدرج الهرم الإداري بأكمله، وهو أداة مساعدة لتوضيح الأخطاء وتصحيحها بطريقة مناسبة.
ومن خلال التقرير الإداري يمكن تلافي حدوث أخطاء عن طريق اكتساب الخبرة المساعدة في تنظيم الشؤون الإدارية والإنتاجية للمؤسسات والمنظمات على مختلف الأصعدة، وتعدّ التقارير الإدارة احد اهم الوسائل المستخدمة في الاتصال والتواصل بشكل رسمي ودوري بين المدراء والمسؤولين من اسفل الهرم الإداري الى أعلاه، ويمكن الاعتماد على المعلومات الواردة في التقرير في عملية التخطيط الفعّال، وهي توفر عدة مزايا أهمها:
- تقييم أداء المؤسسات بالشكل المناسب.
- العمل على زيادة الكفاءة الإنتاجية في مختلف الاعمال.
- التنبؤ بالحاجات المستقبلية للمؤسسة من جميع النواحي عن طريق قياس مؤشرات الأخطاء.
- الاعتماد على المعلومات الواردة فيها في عملية التخطيط الجيد والفعّال.
مكونات التقرير الإداري
تتكون عملية البدء بكتابة التقرير الإداري من عدة مكونات رئيسية، وهي أجزاء مهمة يجب ان تتوافر في جميع تفاصيل التقرير، ويجب ان تكون مرتبة وفقاً لخطوات معينة، وهي:
- صفحة غلاف التقرير: وتحتوي صفحة الغلاف على عدة معلومات وهي: (عنوان التقرير، اسم مُعدّ التقرير، اسم الجهة التي سيتم ارسال التقرير اليها، وتاريخ كتابة التقرير).
- صفحة محتويات التقرير: تحتوي هذه الصفحة على جميع مكونات التقرير الداخلية مرقمة بأرقام محددة وتقسيمات للمحتويات والنقاط المهمة فيها.
- مقدمة التقرير: وهي شرح عام لوضيعة التقرير ووصفه، فهي تُعطي فكرة عامة عن مشكلة وموضوع التقرير واهميته والاهداف التي وضع من اجلها.
- متن التقرير: وهو قلب التقرير الذي يحتوي على جميع اقسام التقرير والحشوة الأساسية لموضوع التقرير والمعلومات المتعلقة فيه.
- توصيات التقرير الإداري: يتم عرض المقترحات والحلول المناسبة حول التقرير المراد كتابته، ويجب وضع جميع التوصيات التي نُريد توصيلها من التقرير للجهة المرسلة.
- المراجع: وهي مراجع المعلومات عند الاستناد الى معلومات محددة، وتستخدم المراجع في التقارير الرسمية بين المؤسسات والتي توضح مختلف العمليات.
- مرفقات التقرير: وهي الوثائق والملفات التي يتم ارفاقها مع التقرير الإداري، وتخص معلومات داخل متن التقرير.
ويجب الإشارة الى أن جميع هذه المعلومات يمكن كتابتها في بداية الأمر على شكل مسودة وبعد التأكد من كتابة التقرير بالشكل الصحيح والمناسب الذي يحتوي على كافة المعلومات اللازمة والمطلوبة يمكن كتابة الشكل النهائي للتقرير.
أنواع التقارير الإدارية
بعد ان تعرفنا على كيفية كتابة تقرير اداري، لا بد من التعرف على اهم أنواع التقارير الإدارية، ومن اهم هذه الأنواع ما يلي:
- تقارير قصيرة.
- تقارير طويلة.
- تقارير داخلية.
- تقارير خارجية.
- تقارير رأسية.
- تقارير افقية.
- تقارير رسمية.
- تقارير غير رسمية.
- تقارير إعلامية.
- تقارير تحليلية.
أهمية التقرير الإداري
يعتبر التقرير الإداري من اهم الأدوات الإدارية داخل المؤسسات الاجتماعية والتجارية، فهي أداة تستخدم في معرفة العديد من الأمور التنظيمية داخل المنظمات، وتبرُز أهميته فيما يلي:
- أداة لقياس الإنجاز في العمل.
- توصيل أفكار وصور واضحة عن اعمال المؤسسات.
- يستخدم في عملية التواصل بين الفروع الإدارية.
- تصحيح الأخطاء وقياسها بالشكل المناسب.
اقرأ أيضاً: كيف اكتب تقرير احترافي.
وبالرغم من وجود مجموعة من المزايا للتقرير الإداري، الا ان هناك عيوب للتقرير الإداري، ومنها:
- نقصان بعض البيانات في التقرير ويتعلق هذا العيب بالكاتب.
- عدم الاستفادة من جميع جوانب التقرير وقراءة الأفكار التي بداخلها، وبالتالي تكوين صورة خاطئة عن التقرير، ويتعلق هذا العيب بالقارئ غالباً.
يُعتبر التقرير أداة مرجعية خلال الفترات الطويلة داخل المؤسسات والمنظمات الرسمية والغير رسمية، فهو دليل مرجعي للمعلومات يتضمن كمية من المعلومات تُفيد مختلف المستويات الإدارية، وبهذا نكون قد تعرفنا على كيفية كتابة تقرير اداري، وغيرها من المعلومات الضرورية المتعلقة بهذا الموضوع.