كيف اكتب محضر اجتماع، يُعتبر محضر الاجتماع من أهم الأمور التي يجب اعدادها عند الانتهاء من الاجتماع خصوصًا أنها يُساعد في عمليّة التغذيّة الراجعة والخروج بمجموعة من التوصيات المُهمة والمُختصرة في عمليّة تقديم المُحتوى العلمي الجيّد، يُمكن القول أنّ الاجتماعات تنعقد من أجل تحديد بعض من الأهداف الاستراتيجية والمُهمة في عمليّة تطوير أداء العمل في الوزارة أو الهيئة الحكوميّة أو الشركات العامة، وهُناك العديد من القواعد التي يجب مُراعاتها من أجل كتابة محضر الاجتماع وكذلك ادراج العناصر الرئيسيّة في محضر الاجتماع.
جدول المحتويات
تعريف محضر الاجتماع
كتابة محضر بعد الاجتماع من الضوابط الضروريّة والرئيسيّة التي يجب على الموظف بعد الانتهاء من الاجتماع تقديمها بالكفاءة والأداء والفعاليّة العاليّة والبعد عن الأخطاء التي يُمكن أنّ تحدث عند ادراج المُحتوى في المحضر، ويُمكن العمل على تعريف محضر الاجتماعي بكونه صحيفه يُدون الشخص عليها الأحداث والأقوال التي تمت مُناقشتها خلال الجلسة، ويُصور المحضر بمجموعة من الكلمات والصور والتسجيل الصوتي أو الصورة والصوت معًا واستخراج منهما الاختصار المُفيد لإعداد المحضر.
عناصر محضر الاجتماع
يحتوي المحضر على مجموعة من العناصر الرئيسيّة التي يستند عليها مُعد المحضر بالخطوات والشكل الصحيح من أجل الوصول إلى الهدف الذي يسعى من أجله بعد الانتهاء من الاجتماع، ودائمًا ما يُكتب المحضر بصيغة الماضي ومن أهم العناصر التي يحتويها الاجتماع هي:
- تاريخ انعقاد الاجتماع.
- مكان انعقاد الاجتماع.
- اسم المسؤول عن الاجتماع.
- المُشرف على الاجتماع.
- أسماء الحضور.
- عنوان الاجتماع.
- أهم ما تم مُناقشته خلال الاجتماع.
- الآراء والاقتراحات التي طُرحت في الاجتماع.
ميزنا لكم اكتب الموضوع في شكله النهائي ثم أراجعه.
كيف اكتب محضر اجتماع
كيف اكتب محضر اجتماع يوجد مجموعة من الضوابط والقواعد التي تُساعد الموظف في عمليّة كتابة المحضر خصوصًا أنها تتطلب التدقيق في اختيار الآراء والمُحددات التي تُكتب في المحضر بشكل عام، ويُمكن العمل على كتابة المحضر من خلال:
- الاستعداد من اجل الاجتماع بالورقة والقلم.
- كتابة تاريخ وموعد انعقاد الاجتماع بشكل دقيق.
- تسجيل أسماء المُشاركين في الاجتماع.
- العمل على قراءة أجندة الاجتماع على الحضور والمواضيع التي يتم مُناقشتها.
- يجب احضار المحضر الخاص بالاجتماع السابق.
- الإيجاز في عمليّة تدوين المُلاحظات والتفاصيل الغير مُهمة.
- العمل على ارفاق كافة التقارير والمُذكرات التي يتم تقدمها من أجل الاجتماع.
- تدوين المهام والتكاليف المطلوبة بشكل صحيح.
- كتابة آليّة القرارات التي تم اتخذاها.
- توضيح موعد انتهاء الاجتماع واستكمال البيانات الناقصة.
يُمكنكم التعرف أكثر على كيف اكتب محضر اجتماع بالضغط هُنا.
الخطوات التي يجب مراعاتها عند كتاب محضر الاجتماع
عند البدء في كتابة المحضر يجب على الشخص تحديد مجموعة من القواعد والأفق التي يتم مُراعاتها خصوصًا أنها تتطلب من الشخص الدقة في الأداء ومُراعاة بعض من الأمور الرئيسيّة في كتابة الاجتماع، ومن أهم الأمور التي لابد من مُراعاتها عند الكتابة وهي:
- الجلوس بالقرب من المُدير.
- ادراج الاقتراحات وأسماء من يقترحها.
- العمل على كتابة النقاط الرئيسيّة.
- التدوين بصيغة الماضي.
- يجب البعد عن كتابة الرأي الشخصي أثناء الكتابة.
- البعد عن التردد في مُقاطعة المُتحدث.
- مُراجعة المحضر لغويًا.
- الاحتفاظ بالمحضر في مكان مُخصص.
نموذج محضر اجتماع جاهز
لابد من اتباع القواعد اللغويّة في عمليّة كتابة محضر الاجتماع بالطرق الصحيحة خصوصًا أنه يتطلب بعض من النقاط الرئيسيّة التي يجب توضيحها بشكل صحيح، كذلك يُعتبر المحضر من أهم الملفات التي تُساهم صحة الرجوع للقرار الصحيح والسليم، وبالنسبة لـ نموذج محضر اجتماع جاهز هو:
نموذج محضر اجتماع doc
عند كتابة محضر الاجتماع يجب على الموظف تقديم كافة المعلومات بالطريقة الصحيحة التي تُوضح الأفكار التي وردت في سياق الاجتماع كذلك يجب الإشارة إلى وجود المحضر السابق في حال تطلب الأمر أثناء النقاش القائم به، ويُمكنكم الحصول على نموذج محضر اجتماع doc من خلال الآتي:
محضر اجتماع Word
يبحث بعض من الموظفين عن مجموعة من النماذج الجاهزة من أجل إضافة عناصر الاجتماع بالشكل المطلوب خصوصًا أنه يحظى على سلسلة من النقاط الرئيسيّة التي يجب اضافتها بشكل صحيح، ويُمكنكم الحصول على نموذج محضر اجتماع Word من خلال الضغط هُنا.
يُذكر أنّ محضر الاجتماع يحظى بأهميّة رئيسيّة ومُهمة عند الرجوع للبيانات التي يتم تقديمها خلال الاجتماع، وقدمنا لكم في مقالنا كيف اكتب محضر اجتماع.